Organizzare eventi al tempo del Covid

Il diffondersi del Coronavirus a livello globale ha portato, giustamente, all’introduzione di disposizioni severe per la realizzazione degli eventi in presenza.

Moltissimi eventi sono stati annullati e molti altri trasformati in eventi online, trasmessi in streaming. Tuttavia, per cercare di tornare alla normalità sono state studiate diverse soluzioni, alcune delle quali sfruttano le nuove tecnologie di localizzazione.

Un esempio è la soluzione presentata da Eventbanditz, società specializzata nell’organizzazione di eventi, che punta sull’organizzazione e sul tracciamento dei partecipanti.

Il tracciamento è d’obbligo nel caso si manifesti l’inconveniente di un ospite che nei giorni successivi all’evento dovesse risultare positivo. Lo scopo è quello di limitare i danni e l’espansione del virus. Ovviamente non deve essere l’unica precauzione, ma al contrario deve essere affiancato all’utilizzo dei dispositivi di protezione individuale, alla misurazione della temperatura all’ingresso, e a tutte le misure di sicurezza previste dalle autorità sanitarie.

Tracciamento: regole per un’organizzazione perfetta

Ai tempi del Covid, organizzare un evento non è semplice. Anzi, in alcuni casi, è addirittura vietato, in base alle rigide regole dovute al divieto di assembramenti. Ma dove è permesso, è necessario adottare una serie di precauzioni fondamentali. In un dato ambiente devono essere garantiti distanza e filtraggio dell’aria, ragion per cui è ipotizzabile dividere gli ospiti e gli organizzatori per zone e aree.

La suddivisione può essere effettuata mediante sistemi anche non particolarmente avanguardistici, come un semplice foglio Excel. Si potrebbero definire tre aree, rossa, verde e gialla, con le quali è possibile suddividere gli ingressi e tenere traccia di quante persone entrano in ognuna di queste zone.

Tuttavia è chiaro che una suddivisione del genere richiede un tracciamento manuale, e un conteggio molto più lento. Si può dunque optare per un tracciamento mediante badge, ovvero attraverso un chip in cui si segnala l’ingresso e l’uscita delle persone, o il passaggio da un’area all’altra, con anche una registrazione automatica degli orari.
Il badge (che può essere anche un braccialetto) è personale e consente di individuare con precisione nome e cognome del soggetto interessato.

Preparazione: definire gruppi e zone

Per evitare assembramenti, è bene organizzare le persone e gli ambienti in maniera intelligente. Una buona pratica è quella di suddividere tutti i partecipanti in gruppi, in base al loro ruolo. Ad esempio, si possono separare visitatori dagli organizzatori, dagli addetti al catering, dagli allestitori, dagli addetti stampa etc. In questo modo, è più semplice organizzare accessi (e permessi di accesso) diversificati.

Per quanto riguarda gli ambienti, oltre ad avere regole di accesso in base al ruolo della persona, avranno un numero massimo di persone che possono contenere.

Evitare le code con la comunicazione e l’organizzazione

La comunicazione è fondamentale. Prima, durante e dopo l’evento.

Il primo passo per prevenire le infezioni è eliminare le code (ingresso, bar, merchandising). Per questo, è necessario comunicare più volte tutte le regole Covid-19 per assicurarsi che il 90% le abbia interiorizzate.

Per essere sicuri di raggiungere il target, si possono utilizzare tutti gli strumenti che abbiamo a disposizione: sito web, e-mail, messaggi push, SMS, notifiche, segnaletica, altoparlanti. Più persone sanno, migliore è il flusso.

Registrazione e ticket

È necessario raccogliere i dati di tutte le persone che entrano nel luogo dell’evento, sia il personale che gli ospiti.

L’impostazione di una pagina di registrazione dell’evento è questione di minuti. La cosa più importante è che la registrazione e l’emissione di biglietti online per l’evento sia costruita basandosi sui concetti di gruppi e zone, come discusso sopra.

Più sono i visitatori, maggiore è la necessità di un processo di registrazione ottimizzato e automatizzato. Tutti coloro che si registrano online devono essere inseriti automaticamente nel gruppo corretto.

Accreditamento e controllo accessi

Quando i badge, i braccialetti o i biglietti vengono ritirati prima dell’evento (ore o giorni prima) si parla di accreditamento. Semplicemente bisogna documentare il ritiro delle credenziali. Soprattutto per quanto riguarda la sicurezza per il Covid, ha senso offrire il ritiro delle credenziali prima dell’evento per accelerare il processo di check-in all’apertura.

Il modo più veloce per gestire il check-in è utilizzare chip NFC contactless, integrati nei badge o nei braccialetti. Non solo perché funzionano senza contatto, appunto, ma anche perché combinano sicurezza e velocità di lettura.

L’alternativa è il check-in basato su codice QR. Anche se i QR hanno alcuni inconvenienti, sono un buon modo per controllare rapidamente le persone. Va tenuto presente che, però, possono essere duplicati facilmente, quindi tutti potrebbero provare a usarli. Di conseguenza, si potrebbero verificare problemi ai tornelli (e quindi assembramenti) se qualche codice dovesse risultare già utilizzato.

Un altro svantaggio dei QR è la necessità di una buona illuminazione. Spesso, se la luce è scarsa, leggere i codici QR diventa macchinoso.

Inoltre, è importante prevedere un’opzione per il check-out. Altrimenti, il tracciamento dei contatti diventa impreciso, e quindi inutile.

Infine, è importante che il sistema di check-in e check-out funzioni anche offline, altrimenti in caso di problemi di rete ci sarebbero molti problemi.

Un software per eventi, per essere affidabile, deve offrire per forza queste funzionalità. Un’altra funzione molto importante è il live monitoring, o monitoraggio dal vivo, che dà l’opportunità di avere costantemente tutto sotto controllo.

Il monitoraggio dal vivo ti dice immediatamente a quale ingresso potresti avere un problema, o avere la necessità di aumentare il personale o modificare una particolare configurazione.

Tracciamento delle posizioni dei partecipanti

Per fornire un monitoraggio basato sulla posizione e la prossimità che hanno avuto tra loro le persone, vi sono diverse possibilità.

Sostanzialmente, si possono utilizzare strumenti video oppure la tecnologia Bluetooth, mediante Beacon di prossimità. Quest’ultima è sicuramente la più precisa e al tempo stesso automatica. Va detto anche che ci sono soluzioni già pronte per questo scopo, come quella sviluppata da HID Global proprio per il tracciamento dei contatti.

Per chi non conoscesse, il tracciamento con il Bluetooth è lo stesso sistema su cui si basa l’app Immuni: viene tracciata non la posizione assoluta dell’individuo, ma la sua posizione e la sua vicinanza rispetto alle altre persone. Si può fare tra smartphone, ma anche utilizzando appositi Tag attivi (Beacon) con tecnologia Bluetooth BLE.

Va detto che, ai fini del tracciamento, potrebbe bastare anche l’organizzazione già fatta in precedenza con le zone e i gruppi. Però in una sala, poniamo, che può ospitare 300 persone, molte di queste probabilmente non si incontrano mai, pertanto la soluzione Bluetooth può essere preferibile.

Come spesso accade, la difficoltà non è tanto nel problema in sé, quanto nell’avere gli strumenti giusti per affrontarlo.

Crediti foto: Nelson Wang su Unsplash

Gabriele Barbesta

Gabriele Barbesta

Da anni si occupa di tecnologie RFID, con particolare interesse per l'NFC e le sue applicazioni nel mondo sia business che consumer.

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